São Paulo – Desde o início da pandemia, o número de reuniões em empresas foi potencializado. Em um cenário em que todos os colaboradores estão no escritório, esses eventos e compromissos online poderiam ser evitados, no entanto, com essa nova realidade imposta pela pandemia, eles ocorrem frequentemente, mas nem sempre são necessários.
Nesse período, o que se pode observar é que muitas vezes os encontros são improdutivos. O especialista em Experiência do Cliente, Cultura Organizacional e Estratégia Alexandre Slivnik dá quatro dicas importantes para que as reuniões sejam mais efetivas, produtivas e, principalmente, menos chatas:
Desde o início da pandemia, o número de reuniões em empresas foi potencializado (Foto: Divulgação)
Defina um objetivo
Um ponto importante antes de agendar qualquer evento é avaliar o propósito dele. Se o objetivo for informar, um e-mail geralmente é mais prático. No entanto, se é necessário discutir alguma questão, a reunião pode de fato ser inevitável.
Defina quem precisa participar
Antes de marcar o encontro é importante saber quem são as pessoas que devem estar nele, afinal nem sempre a equipe toda está envolvida em determinado projeto. Além disso, é importante determinar os assuntos que serão tratados e o tempo que eles vão demandar, dessa forma todos estarão alinhados.
Não queira ganhar. Queira acrescentar!
Durante as reuniões também é fundamental ter alguns cuidados, porque muitas vezes os participantes podem ter ideias divergentes e acabam se atropelando para propor algo ou mesmo diminuir as sugestões de colegas. Esse comportamento pode gerar desavenças, por isso é ideal incentivar a escuta ativa de cada integrante da equipe. Muitas empresas que querem ter mais eficiência em reuniões usam uma estratégia de que não é permitido pronunciar a palavra “mas” durante os encontros, uma vez que ela remete a situações negativas. Ao invés disso, elas propõem o uso do “e se?” que é uma maneira de estimular ideias positivamente.
Outro ponto que deve ser levado em consideração é a sensibilidade com aqueles que costumam falar pouco, pois esses podem ter muito a oferecer e deixam de contribuir por falta de espaço ou por vergonha. Nesses casos, cabe ao líder incentivar a participação dessas pessoas.
Quem será responsável por o que e qual o prazo?
Para que a reunião seja consistente, é ideal que alguém escreva a ata com os itens que foram discutidos e o que foi determinado, além de deadlines e os responsáveis por cada atividade, assim é possível verificar a evolução dos projetos ao longo de determinado período.
Por fim, entender que fugir desses compromissos nem sempre é viável, por isso é essencial utilizar essas quatro dicas para que esses encontros sejam eficientes, objetivos e produtivos.
